Einführung
Willkommen bei schichten.app — deinem persönlichen Organisationstool für Projekte, Aufgaben und Notizen.
Ob Einkaufsliste, Arbeitsprojekt oder Studienplanung — mit schichten.app behältst du den Überblick. Erstelle Projekte, verwalte Aufgaben mit Prioritäten und Fälligkeiten, nutze den KI-Assistenten und kommuniziere über Kanäle.
Projekte
Gruppiere deine Aufgaben thematisch in Projekten.
Aufgaben
Erstelle Aufgaben mit Prioritäten, Tags und Fälligkeiten.
KI-Assistent
Dein intelligenter Helfer für Fragen und nächste Schritte.
Login & Registrierung
schichten.app verwendet einen passwortlosen Login per E-Mail. Das ist sicherer und bequemer als herkömmliche Passwörter.
So funktioniert der Login
E-Mail-Adresse eingeben
Gib deine E-Mail-Adresse auf der Login-Seite ein.
Einmalcode erhalten
Du erhältst einen 6-stelligen Code per E-Mail (gültig für 15 Minuten).
Code eingeben
Gib den Code auf der Website ein und du bist eingeloggt.
Tipp: Aktiviere "Angemeldet bleiben", um nicht bei jedem Besuch einen neuen Code anzufordern.
Erstmalige Registrierung
Wenn du noch kein Konto hast, wirst du automatisch zur Registrierung weitergeleitet. Wähle "Persönlich" als Kontotyp, gib deinen Namen ein und schon kann es losgehen.
Projekte
Projekte sind der zentrale Baustein. Jedes Projekt fasst zusammengehörige Aufgaben, Notizen und Dateien zusammen.
Projekt erstellen
Neues Projekt
Klicke auf "Neues Projekt" im Aufgaben-Bereich.
Details eingeben
Gib einen Namen und optional eine Beschreibung ein. Wähle eine Farbe für die Projektkarte.
Fälligkeit (optional)
Setze ein Fälligkeitsdatum, um den Überblick zu behalten.
Projektansichten
- Grid-Ansicht: Alle Projekte als Kacheln — ideal für den schnellen Überblick
- Listenansicht: Alle Aufgaben untereinander — perfekt zum Abarbeiten
Tipp: Klicke auf eine Projektkachel, um alle Aufgaben des Projekts zu sehen.
Aufgaben
Aufgaben sind das Herzstück. Erstelle sie innerhalb von Projekten oder als freie Aufgaben ohne Projekt.
Aufgabe erstellen
Neue Aufgabe
Klicke auf "Neue Aufgabe" im Projekt oder im allgemeinen Bereich.
Details festlegen
Titel, Beschreibung, Priorität (niedrig/mittel/hoch/dringend) und optional ein Fälligkeitsdatum.
Tags hinzufügen
Organisiere die Aufgabe mit farbigen Tags für schnelles Filtern.
Aufgaben-Eigenschaften
- Priorität: Niedrig, Mittel, Hoch oder Dringend — farblich hervorgehoben
- Fälligkeitsdatum: Wann die Aufgabe erledigt sein soll
- Farbe: Individuelle Farbe für visuelle Organisation
- Tags: Beliebig viele Tags pro Aufgabe
- Beschreibung: Detaillierte Notizen zur Aufgabe
Aufgabe erledigen
Klicke auf die Checkbox neben der Aufgabe, um sie als erledigt zu markieren. Erledigte Aufgaben können jederzeit wieder geöffnet werden.
Notizen
Jedes Projekt kann Notizen enthalten — mit einem vollwertigen Rich-Text-Editor.
Notiz erstellen
- Öffne ein Projekt und wechsle zum Notizen-Tab
- Klicke auf "Neue Notiz"
- Nutze den Editor für Formatierung: Fett, Kursiv, Listen, Links, Bilder und mehr
Notiz-Eigenschaften
- Rich-Text: Voller Editor mit Formatierungsoptionen
- Fälligkeitsdatum: Optional für zeitgebundene Notizen
- Farbe: Visuelle Zuordnung auf einen Blick
Tipp: Notizen ohne Projektzuordnung findest du im allgemeinen Bereich — perfekt für schnelle Gedanken.
Kanban-Board
Die Grid-Ansicht zeigt deine Projekte als Kanban-Board mit Kacheln. Aufgaben werden gruppiert nach Projekt dargestellt.
Drag & Drop
- Ziehe Aufgaben zwischen Projekten per Drag & Drop
- Notizen und Dateien können ebenfalls verschoben werden
- Aufgaben ohne Projekt landen im allgemeinen Bereich
Unterprojekte
Für komplexere Vorhaben kannst du Unterprojekte innerhalb eines Projekts anlegen.
- Unterprojekte haben eigene Aufgaben und Notizen
- Sie erscheinen als Unter-Kacheln innerhalb der Projektkachel
- Aufgaben können per Drag & Drop zwischen Unter- und Hauptprojekten verschoben werden
Dateien & Anhänge
Hänge Dateien an Projekte und Aufgaben an — alles Wichtige an einem Ort.
- Dateien können per Klick oder Drag & Drop hochgeladen werden
- Unterstützte Formate: Bilder, PDFs, Dokumente und mehr
- Dateien können zwischen Projekten verschoben werden
Hinweis: Dateien ohne Projektzuordnung findest du im allgemeinen Datei-Bereich.
Wiederkehrende Aufgaben
Aufgaben, die sich regelmäßig wiederholen, musst du nicht jedes Mal neu anlegen.
Wiederholung einrichten
Aufgabe erstellen oder bearbeiten
Öffne eine bestehende Aufgabe oder erstelle eine neue.
Wiederholung aktivieren
Wähle ein Muster: Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder benutzerdefiniert.
Enddatum (optional)
Lege fest, wann die Wiederholung enden soll.
Wenn du eine wiederkehrende Aufgabe erledigst, wird automatisch die nächste Instanz erstellt.
Teilen
Teile Projekte mit anderen Personen — perfekt für gemeinsame Einkaufslisten, WG-Aufgaben oder Teamprojekte.
Projekt teilen
Projekt öffnen
Gehe zu den Projekteinstellungen.
Teilen-Link erstellen
Erstelle einen Einladungslink oder gib die E-Mail-Adresse der Person ein.
Zusammenarbeiten
Geteilte Projekte erscheinen bei allen Beteiligten — Aufgaben und Notizen sind synchron.
Kanäle
Kanäle sind dein Kommunikationstool innerhalb von schichten.app.
- Projektkanäle: Jedes geteilte Projekt hat einen eigenen Chat-Kanal
- Direktnachrichten: Kommuniziere direkt mit einzelnen Personen
- Ungelesene Nachrichten werden mit Badge angezeigt
Inbox
Die Inbox sammelt alle wichtigen Benachrichtigungen an einem Ort.
- Neue Aufgabenzuweisungen in geteilten Projekten
- Änderungen an Aufgaben, an denen du beteiligt bist
- Erinnerungen an fällige Aufgaben
- Neue Nachrichten in Kanälen
KI-Assistent
Der integrierte KI-Assistent hilft dir, produktiver zu arbeiten.
Was kann der KI-Assistent?
- Fragen beantworten: Stelle Fragen zu deinen Projekten und Aufgaben
- Nächste Schritte vorschlagen: Bekomme Empfehlungen, was als Nächstes ansteht
- Zusammenfassungen: Lass dir den Überblick über Projekte zusammenfassen
- Texte verfassen: Hilfe beim Schreiben von Notizen und Beschreibungen
Tipp: Öffne den KI-Assistenten über das Chat-Symbol in der Navigation.
Häufige Fragen
Ja, für die persönliche Nutzung ist schichten.app komplett kostenlos — ohne Einschränkungen und ohne Abo.
Ja, du kannst Projekte per Einladungslink oder E-Mail mit anderen Personen teilen. Alle Beteiligten sehen dann die gleichen Aufgaben und Notizen.
Ja, schichten.app ist eine Progressive Web App (PWA). Du kannst sie über "Zum Startbildschirm hinzufügen" installieren und wie eine native App nutzen.
Der KI-Assistent ist ein integrierter Helfer, der Fragen beantworten, Zusammenfassungen erstellen und nächste Schritte vorschlagen kann. Du erreichst ihn über das Chat-Symbol.
Einführung
Willkommen bei schichten.app – deinem Tool für intelligente und effiziente Schichtplanung.
Diese Dokumentation hilft dir, alle Funktionen optimal zu nutzen – egal ob du als Benutzer deine Schichten verwalten oder als Admin dein Team koordinieren möchtest.
Für Benutzer
Schichten einsehen, übernehmen, tauschen, Verfügbarkeiten pflegen und im Team-Chat kommunizieren.
Für Admins
Projekte, Schichten, Skills und Benutzer verwalten, Pläne automatisch generieren und Abrechnungen einsehen.
Login & Registrierung
schichten.app verwendet einen passwortlosen Login per E-Mail. Das ist sicherer und bequemer als herkömmliche Passwörter.
So funktioniert der Login
E-Mail-Adresse eingeben
Gib deine E-Mail-Adresse auf der Login-Seite ein.
Einmalcode erhalten
Du erhältst einen 6-stelligen Code per E-Mail (gültig für 15 Minuten).
Code eingeben
Gib den Code auf der Website ein und du bist eingeloggt.
Tipp: Aktiviere "Angemeldet bleiben", um nicht bei jedem Besuch einen neuen Code anzufordern.
Erstmalige Registrierung
Wenn du noch kein Konto hast, wirst du automatisch zur Registrierung weitergeleitet. Gib deinen Namen ein und schon kann es losgehen – keine E-Mail-Bestätigung erforderlich.
Einladungscode: Falls dein Admin einen Einladungscode eingerichtet hat, benötigst du diesen bei der Registrierung.
Projektübersicht
Nach dem Login siehst du das Dashboard mit deinen kommenden Schichten, der Tauschbörse und allen Projekten. Es gibt zwei Projekttypen:
Fortlaufende Projekte
Für regelmäßige Dienste wie wöchentliche Schichten.
Einmalige Projekte
Für Events oder zeitlich begrenzte Einsätze.
Projektkarte verstehen
- Projektname und optionale Beschreibung
- Projekttyp (Badge oben links)
- Besetzungsstand als Fortschrittsbalken
- Check-Symbol wenn du eingeplant bist
Kalenderansicht
Der Kalender ist das Herzstück von schichten.app. Hier siehst du alle Schichten im Überblick.
Farbcodierung
Grüner Rand: Freie Plätze
Navigation
Nutze die Pfeile, um zwischen Wochen zu wechseln. Mit "Heute" springst du zur aktuellen Woche. Über das Listen-Symbol wechselst du zur kompakten Listenansicht.
Schicht übernehmen
Schichten mit freien Plätzen erkennst du am grünen Rand.
Schicht anklicken
Klicke auf eine Schicht mit freien Plätzen.
Skill auswählen (falls erforderlich)
Wenn die Schicht Skills erfordert, wähle deine Rolle.
Übernahme bestätigen
Klicke auf "Schicht übernehmen".
Skills: Du kannst nur Positionen übernehmen, für die du die entsprechenden Skills besitzt.
Schicht tauschen
Du kannst Schichten tauschen, wenn du verhindert bist.
Deine Schicht öffnen
Klicke auf eine deiner Schichten (blau markiert).
Tausch anbieten
Klicke auf "Zum Tausch anbieten".
Warten
Sobald jemand die Schicht übernimmt, wirst du benachrichtigt.
Tauschbörse
Die Tauschbörse zeigt alle Schichten, die zum Tausch angeboten wurden. Du findest sie direkt auf dem Dashboard.
- Börse-Tab: Alle verfügbaren Schichten von anderen Teammitgliedern
- Meine-Tab: Schichten, die du selbst zum Tausch angeboten hast
Verfügbarkeiten
Mit Verfügbarkeiten teilst du mit, wann du für Schichten eingeplant werden kannst.
Tägliche Verfügbarkeit
Gib für einzelne Tage an, ob du verfügbar bist. Klicke im Kalender auf einen Tag und setze deinen Status.
Wiederkehrende Verfügbarkeit (Wochenmuster)
Definiere ein Wochenmuster, das sich automatisch wiederholt. Ideal für regelmäßige Arbeitszeiten.
Tipp: Individuelle Tageseinträge überschreiben das Wochenmuster – so kannst du Ausnahmen wie Urlaub eintragen.
Team-Chat
Jedes Projekt hat einen integrierten Team-Chat für schnelle Absprachen.
- Nachrichten an alle Projektmitglieder senden
- Ungelesene Nachrichten werden mit Badge angezeigt
- Chat öffnet sich über das Chat-Symbol im Projekt
Benachrichtigungen
Du wirst automatisch über wichtige Ereignisse informiert:
- E-Mail: Bei Schichtzuweisungen, Änderungen und Tausch-Benachrichtigungen
- Push-Nachrichten: Wenn du die App installiert hast, erhältst du Echtzeit-Benachrichtigungen
- In-App: Alle Benachrichtigungen findest du auch im Benachrichtigungs-Bereich der App
Tipp: Installiere die App auf deinem Smartphone für Push-Benachrichtigungen. Klicke dazu im Browser auf "Zum Startbildschirm hinzufügen".
iCal-Export
Exportiere deine Schichten in deinen persönlichen Kalender (Google Calendar, Apple Kalender, Outlook etc.).
Profil öffnen
Klicke auf dein Profilbild oder Namen.
iCal-Link kopieren
Kopiere den persönlichen Kalender-Link.
In Kalender-App einfügen
Abonniere den Link in deiner Kalender-App.
Echtzeit-Updates
schichten.app synchronisiert Änderungen in Echtzeit. Wenn ein Teammitglied eine Schicht übernimmt oder ein Admin eine Änderung vornimmt, wird dies sofort bei allen anderen angezeigt.
Wie funktioniert es?
- Änderungen an Schichten werden automatisch synchronisiert
- Neue Chat-Nachrichten erscheinen sofort
- Benachrichtigungen werden in Echtzeit angezeigt
- Kein manuelles Neuladen der Seite erforderlich
Tipp: Falls die Verbindung einmal unterbrochen wird, synchronisiert die App automatisch, sobald sie wieder online ist.
E-Mail-Einstellungen
Du kannst individuell festlegen, welche E-Mail-Benachrichtigungen du erhalten möchtest.
Einstellungen anpassen
Profil öffnen
Klicke auf dein Profilbild oder deinen Namen.
E-Mail-Einstellungen
Wähle den Bereich "E-Mail-Benachrichtigungen".
Präferenzen wählen
Aktiviere oder deaktiviere einzelne Benachrichtigungstypen.
Verfügbare Benachrichtigungen
- Schichtzuweisung: Wenn du einer Schicht zugewiesen wirst
- Schichtänderungen: Bei Änderungen an deinen Schichten
- Tauschanfragen: Wenn jemand deine Schicht übernehmen möchte
- Erinnerungen: Vor anstehenden Schichten
Admin-Übersicht
Als Admin hast du Zugriff auf erweiterte Funktionen zur Verwaltung deiner Organisation.
Projekte
Erstelle und verwalte Projekte
Schichten
Plane Schichten und Serien
Benutzer
Verwalte Teammitglieder und Rollen
Auto-Generierung
Automatische Schichtplan-Erstellung
Skills
Qualifikationen definieren und zuweisen
Branding
Logo, Farben und Bezeichnungen anpassen
Projekte verwalten
Neues Projekt erstellen
Dashboard öffnen
Gehe zur Projektübersicht.
Projekt hinzufügen
Klicke auf "Neues Projekt" und gib die Details ein.
Projekttyp wählen
Einmalig (Event) oder Fortlaufend (Regelbetrieb).
Projekteinstellungen
- Name und Beschreibung
- Zeitraum (bei einmaligen Projekten)
- Schichtanforderung pro Benutzer
- Teilnehmer – Wer kann Schichten übernehmen
Schichten erstellen
Einzelne Schicht
Klicke im Admin-Planer auf einen Tag und "Schicht hinzufügen". Definiere Datum, Uhrzeit und Mindestbesetzung.
Schichtdetails
- Datum & Uhrzeit: Start- und Endzeit der Schicht
- Vorlage: Wähle eine vordefinierte Schicht-Vorlage
- Mindestbesetzung: Wie viele Personen werden benötigt
- Skills: Welche Qualifikationen sind erforderlich
Achtung: Beim Löschen einer Schicht werden alle Zuweisungen entfernt. Betroffene werden benachrichtigt.
Schicht-Vorlagen
Definiere wiederverwendbare Vorlagen für häufige Schichttypen – das spart Zeit beim Erstellen.
Vorlagen öffnen
Gehe zu Projekt-Einstellungen → Schicht-Vorlagen.
Neue Vorlage
Gib Name, Uhrzeiten und Standardbesetzung ein.
Verwenden
Beim Erstellen von Schichten kannst du die Vorlage auswählen.
Beispiel: Erstelle Vorlagen wie "Frühschicht (06:00-14:00)", "Spätschicht (14:00-22:00)" für schnellere Planung.
Schichtserien
Erstelle wiederkehrende Schichten mit einem Klick – ideal für regelmäßige Dienste.
- Wähle Wochentage und Wiederholungsrhythmus
- Lege Start- und Enddatum fest
- Alle Schichten werden automatisch erstellt
Woche kopieren
Kopiere alle Schichten einer Woche in beliebig viele Folgewochen.
Auto-Generierung
Die automatische Schichtplan-Generierung ist eines der mächtigsten Features von schichten.app.
So funktioniert es
Der Algorithmus berücksichtigt:
- Verfügbarkeiten: Nur verfügbare Mitarbeiter werden eingeplant
- Skills: Positionen werden nur mit qualifizierten Mitarbeitern besetzt
- Faire Verteilung: Schichten werden gleichmäßig verteilt
- Mindestbesetzung: Die erforderliche Besetzung pro Skill wird eingehalten
Plan generieren
Zeitraum wählen
Wähle die Woche(n), für die der Plan generiert werden soll.
Vorschau prüfen
Überprüfe die Vorschau der Zuweisungen.
Generieren
Bestätige die Generierung. Betroffene werden automatisch benachrichtigt.
Wichtig: Stelle sicher, dass deine Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten gepflegt haben, bevor du den Plan generierst.
Benutzer verwalten
Benutzer einladen
- Per Einladungslink: Teile den Registrierungslink mit neuen Mitgliedern
- Per Einladungscode: Teile einen Code für die Selbst-Registrierung
- Per E-Mail: Sende eine Einladung direkt an die E-Mail-Adresse
- Import: Importiere mehrere Benutzer per CSV
Rollen
- Admin: Voller Zugriff auf alle Funktionen
- Benutzer: Kann eigene Schichten sehen, übernehmen und tauschen
Skills & Qualifikationen
Mit Skills definierst du, welche Qualifikationen für bestimmte Positionen erforderlich sind.
Beispiel
Eine Schicht benötigt: 1× Schichtleitung, 2× Helfer. Nur Personen mit dem Skill "Schichtleitung" können den ersten Platz übernehmen.
Einstellungen öffnen
Gehe zu Einstellungen → Skills / Qualifikationen.
Skill erstellen
Definiere Name für den neuen Skill.
Benutzern zuweisen
Weise den Skill den entsprechenden Personen zu.
Branding & Einstellungen
Organisation
- Name: Der Name deiner Organisation
- Primärfarbe: Für Buttons und Akzente in der App
- Logo: Eigenes Logo hochladen (PNG, JPG, SVG, max. 500KB)
Bezeichnungen
- Personen-Label: Wie sollen Personen genannt werden? (z.B. "Mitarbeiter", "Helfer", "Mitglieder")
Tipp: Das Logo wird automatisch in der Navigation und auf der Login-Seite angezeigt.
Schicht-Absagen
Als Admin kannst du Schichten absagen, falls sie nicht stattfinden können (z.B. wegen Krankheit oder Wetterbedingungen).
Schicht absagen
Schicht öffnen
Klicke auf die Schicht, die abgesagt werden soll.
Absage-Option wählen
Klicke auf "Schicht absagen".
Grund angeben
Gib optional einen Grund für die Absage an.
Wichtig: Alle zugewiesenen Mitarbeiter werden automatisch per E-Mail über die Absage informiert.
Abgesagte Schicht reaktivieren
Abgesagte Schichten können jederzeit wieder reaktiviert werden. Die Zuweisungen bleiben erhalten.
Projekt-Sichtbarkeit
Du kannst festlegen, welche Mitarbeiter ein Projekt sehen und Schichten darin übernehmen können.
Sichtbarkeit einstellen
- Alle Mitarbeiter: Das Projekt ist für alle sichtbar (Standard)
- Nur ausgewählte: Nur bestimmte Mitarbeiter sehen das Projekt
Projekt-Einstellungen öffnen
Gehe zu den Einstellungen des Projekts.
Sichtbarkeit wählen
Wähle "Nur ausgewählte Mitarbeiter".
Mitarbeiter auswählen
Wähle die Mitarbeiter aus, die das Projekt sehen sollen.
Hinweis: Admins sehen immer alle Projekte, unabhängig von der Sichtbarkeitseinstellung.
Export (Excel/PDF)
Exportiere Schichtpläne für die Dokumentation, Aushänge oder die Weitergabe an externe Stellen.
Verfügbare Formate
- Excel (.xlsx): Zur Weiterverarbeitung in Tabellenkalkulationen
- PDF: Für den Druck oder als Aushang
Export durchführen
Zeitraum wählen
Wähle den Zeitraum, der exportiert werden soll.
Format wählen
Wähle Excel oder PDF als Exportformat.
Download
Die Datei wird automatisch heruntergeladen.
Aktivitätsprotokoll
Das Aktivitätsprotokoll (Audit-Log) dokumentiert alle wichtigen Änderungen in deiner Organisation.
Was wird protokolliert?
- Schichten erstellt, bearbeitet oder gelöscht
- Zuweisungen hinzugefügt oder entfernt
- Tauschanfragen und -übernahmen
- Benutzer hinzugefügt oder Rollen geändert
- Projekteinstellungen geändert
Protokoll einsehen
Das Aktivitätsprotokoll findest du in den Admin-Einstellungen unter "Aktivitätsprotokoll". Du kannst nach Zeitraum und Aktionstyp filtern.
Tipp: Das Protokoll hilft bei der Nachverfolgung, wer wann welche Änderung vorgenommen hat – ideal für Compliance und Transparenz.
Admin-Nachrichten
Mit Admin-Nachrichten kannst du wichtige Informationen an alle Mitarbeiter kommunizieren.
Nachricht erstellen
Admin-Bereich öffnen
Gehe zu Einstellungen → Admin-Nachrichten.
Neue Nachricht
Klicke auf "Neue Nachricht" und gib den Text ein.
Veröffentlichen
Aktiviere die Nachricht, damit sie allen angezeigt wird.
Verwendungszwecke
- Wichtige Ankündigungen (z.B. Betriebsferien)
- Erinnerungen an Verfügbarkeits-Eingabe
- Hinweise zu neuen Funktionen
- Allgemeine Team-Informationen
Hinweis: Admin-Nachrichten werden prominent im Dashboard angezeigt, bis sie vom Benutzer geschlossen werden.
Abrechnung
Die Abrechnung erfolgt monatlich basierend auf der Anzahl aktiver Benutzer.
Preise
- Vereine & NPOs: 0,50€ pro User/Monat
- Unternehmen: 1,00€ pro User/Monat
Zahlungsmethoden
Aktuell unterstützen wir SEPA-Lastschrift. Weitere Zahlungsmethoden (PayPal) folgen.
Testphase
Die ersten 30 Tage sind kostenlos. Du kannst alle Features uneingeschränkt nutzen.
Häufige Fragen
Prüfe deinen Spam-Ordner. Falls der Code nicht ankommt, warte 2 Minuten und fordere einen neuen an. Der Code ist 15 Minuten gültig.
Ja, biete deine Schicht "zum Tausch" an. Sobald jemand anders sie übernimmt, bist du entlastet.
Der Algorithmus verteilt Schichten basierend auf Verfügbarkeiten, Skills und fairer Auslastung.
Ja, schichten.app ist eine Progressive Web App (PWA). Du kannst sie über "Zum Startbildschirm hinzufügen" installieren.
In deinem Profil findest du einen iCal-Link. Diesen kannst du in Google Calendar, Apple Kalender oder Outlook abonnieren.